fbpx

Jämsä Tehdas etätyötilan logo

PALUU TEHTAAN ETUSIVULLE

Jämsä Tehdas – Informointi henkilötietojen käsittelystä

Päivitetty 28.3.2021 / PK

Tietosuoja-asetus 2016/679 (13 ja 14 artikla)

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa hänen henkilötietojensa keräämisestä sekä käsittelystä. Henkilötietojen käsittelyn on oltava läpinäkyvää.
Jos tietoja kerätään rekisteröidyltä, on käsittelyä koskeva informaatio annettava tietojen keräämisen aikaan. Jos tietoja taas saadaan muualta kuin rekisteröidyltä itseltään, informaatio on annettava kohtuullisessa ajassa, viimeistään kuukauden kuluttua tietojen saamisesta.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Jämsän kaupungin elinvoimatoimialaan kuuluvan Jämsä Tehdas -etätyötilan ja rekisteröityneen käyttäjän, tilan vierailijan, tilasta tai sen toiminnasta kiinnostuneen henkilön tai muun kumppanin (myöhemmin asiakas) välisen asiakassuhteen hoitaminen sekä laadukas asiakaslähtöinen ja yksilöllinen palveluprosessin toteuttaminen.

Jämsä Tehtaan tiloissa olevan tallentavan kameravalvonnan tarkoituksena on suojata omaisuutta, ennaltaehkäistä rikoksia ja auttaa tapahtuneiden rikosten selvittämistä.

Henkilötietojen käsittelyn tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste

Asiakkaan tietoja käsitellään suostumuksen perusteella.

Kameravalvonta peruste on EU:n tietosuoja-asetus, 6 artikla.

Rekisterinpitäjä tai yhteisrekisterinpitäjät ja vastuun jakautuminen yhteisrekisterinpitäjien välillä

Tekninen lautakunta
Keskuskatu 17
42100 Jämsä

Rekisterinpitäjän/ yhteisrekisterinpitäjien yhteyshenkilö(t) ja yhteystiedot

Ylläpitäjä

Petteri Koskinen, yhteisömanageri, Jämsä Tehdas
petteri.koskinen@jamsa.fi, 040 184 2276
Koskentie 6, 42100 Jämsä

Vastuuhenkilö

Anna-Liisa Juurinen, elinvoimajohtaja
anna-liisa.juurinen@jamsa.fi, 040 747 7736
Keskuskatu 17, 42100 Jämsä

Tietosuojavastaava

Maarit Mäntykoski
maarit.mantykoski@jamsa.fi,
puh. 040 748 7992

Henkilötietojen ylläpitojärjestelmät (järjestelmän/sovelluksen nimi/nimet) ja muut mahdolliset käsittelytavat

Tietojen käsittelyssä ja säilyttämisessä käytetään seuraavia järjestelmiä:
– elinvoimatoimialan asiakashallintajärjestelmä (Hakosalo CRM)
– DeskMe-varausjärjestelmä
– ACT365 kulunvalvontajärjestelmä
– Tallentava kameravalvontaratkaisu
– Exchange-sähköpostijärjestelmä
– Webropol – kysely- ja haastattelutyökalu
– jamsa.fi –verkkosivusto
– investinjamsa.fi –verkkosivusto
– tiedostopalvelin asiakaskohtaisille tiedostoille
– asiakastiedoista voidaan koostaa myös lyhyitä erillistarpeita varten xls-tiedostoja ja paperikopioita, jotka hävitetään heti käyttötarpeen päättymisen jälkeen.

Henkilötietojen tietolähde/-lähteet

Asiakasta koskevat tiedot saadaan henkilöltä itseltään.

Henkilötietoja voidaan myös hankkia muista rekistereistä ja julkisista lähteistä lainsäädännön sallimissa puitteissa.

Hyödynnämme evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita palveluidemme mm. kävijämäärien tilastollisessa seurannassa ja analysoinnissa palveluidemme kehittämiseksi.

Kameravalvonnan tiedot kerätään tiloissa sisäpuolella olevilla kameroilla.

Käsiteltävät henkilötiedot

Jämsä Tehtaan asiakkaasta:
– henkilön yhteystiedot: nimi, puhelinnumero, sähköposti, postiosoite
– henkilön yritys tai työnantaja
– muu mahdollinen yksilöivä tunnus, kuten sukupuoli, kotikunta, syntymäaika, äidinkieli, kielitaito, koulutustausta, työhistoria, ammatti, ammatillinen osaaminen
– varauksiin liittyvät tiedot
– palvelutarvetta ja suunnitelmia koskevat tiedot
– ilmoittautumiset eri tilaisuuksiin sekä vastaukset tekemiimme kyselyihin
– uutiskirjetilaukset
– tapaamisten ja yhteydenottojen keskeisen sisällön sekä muut tapahtumat asiakassuhteen aikana.

Rekisteritietoja voidaan käyttää Jämsän kaupungin elinvoimatoimialan ja asiakkaan välisen asiakassuhteen hallintaan, hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen, tarjonnan kohdistamiseen, analysointiin, palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen sekä markkinatutkimukseen ja muihin tilastollisiin tarkoituksiin.

Rekisteritietoja voidaan käyttää Jämsän kaupungin elinvoimatoimialan ja asiakkaan väliseen markkinointiin (ml. sähköinen suoramarkkinointi) ja sen kohdentamiseen lainsäädännön sallimissa rajoissa. Asiakkaalla on oikeus kieltää häntä koskeva suoramarkkinointi.

Asiakkaan ottaessa yhteyttä Jämsän kaupungin elinvoimatoimialaan voidaan sähköpostiviestit tallentaa. Tallennettua viestintää voidaan käyttää asiakaspalvelutapahtumien todentamiseen ja työntekijöiden koulutukseen. Ainoastaan asiakastietojen käsittelyyn oikeutetut henkilöt käsittelevät tallennettua viestintää.

Voimme käyttää asiakkaan tietoja myös petoksilta ja muilta rikoksilta, vaatimuksilta ja vastuilta suojautumiseksi sekä niiden tunnistamiseksi ja ennaltaehkäisemiseksi. Voimme käyttää tietoja sovellettavan lain noudattamiseksi.

Uutiskirjeiden yhteydessä keräämme tietoja siitä, luetko uutiskirjeitämme ja mitä linkkejä niistä klikkaat. Käytämme näitä tietoja viestinnän toteuttamiseen, sen seurantaan ja analysointiin. Lisäksi käytämme keräämäämme tietoa markkinointiautomaation toteuttamiseksi.

Verkkosivujen käyttäjät:

Saatamme kerätä tietoja käyttämiesi tietokoneiden ja laitteiden ominaisuuksista ja sijainnista kuten IP-osoite, tunniste-evästeet, vieraillut sivut, sivut joilta tulit sivuillemme, ajan, käyttöjärjestelmän, laitteet ja selaimen. Lisäksi luonnollisesti tallennamme kaiken sivuille tai sen palveluihin syöttämäsi tiedot.

Näitä tietoja käytämme sivuston ominaisuuksien kehittämiseen ja sivustojen tietoturvan varmistamiseen ja tarkkailuun sekä mahdollisen verkkoilkivallan ehkäisyyn. Lisäksi erikseen syötettyjä tietoja käsitellään asiakaspalvelun tuottamiseen (nettiajanvaraus, palaute).

Tietojasi saatetaan käyttää myös ns. uudelleen markkinoinnin (remarketing) toteuttamiseksi, joten vierailusi perusteella saatat nähdä markkinointiviestejämme, esim. Facebook- tai Google-mainoksia.

Verkkopalveluiden nimetyt käyttäjät:

Osassa verkkopalvelujamme sinulle luodaan käyttäjätunnus tai käytät verkkopalveluamme kolmannen osapuolen luomalla tunnuksella.

Keräämme sinulta käyttäjätunnuksen luomiseen tarvittavat tiedot, jotka palvelusta riippuen vaihtelevat. Pääsääntöisesti nämä tiedot koostuvat seuraavista: nimi, yhteystiedot ja edustamasi organisaation tiedot.

Lisäksi keräämme tietoa siitä, miten käytät palvelua ja kaiken palveluun syöttämäsi tiedon.

Tietoja käytetään palvelun teknisen toiminnan varmistamiseksi, pääsynhallinnan järjestämiseksi sekä siihen käyttötarkoitukseen, johon tarjoamamme verkkopalvelu on tarkoitettu. Lisäksi tallennamme erilaisia luetteloita tiedostojen käyttämisestä ja muokkaamisesta.

Henkilötietojen luovuttaminen

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Lisäksi tietojasi käsittelevät kolmannet osapuolet, kuten tietojärjestelmätoimittajat, palveluntoimittajat ja muut alihankkijat. Olemme varmistaneet näiden kolmansien osapuolien luottamuksellisuuden ja tehneet heidän kanssaan sopimuksen henkilötietojen käsittelystä. Lisäksi ohjeistamme näitä kolmansia osapuolia tietojen käsittelyyn liittyen.

Huomioithan, että tehdessämme yhteistyötä muiden yritysten ja organisaatioiden kanssa esimerkiksi tapahtumien järjestämisessä, voimme luovuttaa ilmoittautumistietosi myös muille kyseisen tapahtuman järjestämiseen osallistuneille tahoille.

Kameravalvonnan tietoja luovutetaan vain viranomaisille rikosten selvittämiseksi.

Tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen suojauksen turvatoimet

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy Tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Kameroiden tallenteet ja etäyhteys on suojattu vahvoin salasana suojauksin.

Henkilötietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään asiointisuhteen voimassaolon ajan ja kolme vuotta sen jälkeen. Hankkeisiin liittyvät tiedot säilytetään kymmenen vuotta hankkeen päättymisestä. Asiakirjojen säilytys Jämsän kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti.

Pysyvästi säilytettävät Kansallisarkiston päätös.

Kameravalvonnan tallenteita säilytetään maksimissaan neljä (4) viikkoa tallennushetkestä.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Vastustamisoikeus

Halutessaan käyttää tietosuoja-asetuksen 15 – 21 artiklojen mukaisia oikeuksiaan, rekisteröidyn kannattaa ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön. Rekisteröidyn on varauduttava todistamaan henkilöllisyytensä.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Tietosuoja-asetus artikla 77:
”1. Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tätä asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.”
”2. Valvontaviranomaisen, jolle valitus on jätetty, on ilmoitettava valituksen tekijälle valituksen etenemisestä ja ratkaisusta, mukaan lukien 78 artiklan mukaisten oikeussuojakeinojen mahdollisuudesta.”

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Automaattista päätöksentekoa tai profilointia ei suoriteta.

PALUU TEHTAAN ETUSIVULLE